Häufig gestelle Fragen rund um das VEMA-Dashboard (FAQ)

Das VEMA-Dashboard unterstützt Sie bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen in der Kraftfahrtversicherung.

BeitragserhöhungsdokumenteBeitragsanpassungsdokumente der Versicherer werden automatisiert durch eine KI ausgelesen, strukturiert aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dadurch erhalten Sie Versicherer übergreifend einen schnellen Überblick darüber, bei welchen Verträgen sich die Beiträge verändern und in welcher Höhe die Anpassungen erfolgen.

In der Detailansicht werden die aus den Versicherer Dokumenten erkannten Daten den in VEMAoffice vorhandenen Vertrags- und Kundendaten gegenübergestellt. Mögliche Abweichungen, beispielsweise bei Anschrift oder Bankverbindung, werden transparent angezeigt.

Jeder Vorgang kann individuell bearbeitet werden. Hierzu können Notizen hinterlegt, Verknüpfungen zu Vorgängen in VEMAoffice oder anderen Vorgangsverwaltungssystemen gesetzt sowie Bearbeitungsstände dokumentiert werden.

Folgende Status stehen zur Verfügung:

• Offen (gelb) – Starteinstellung für neu erkannte Vorgänge
• In Bearbeitung (rot)
• Abwartend (blau)
• Erledigt (grün)

Zusätzlich stellt das Dashboard verschiedene Kennzahlen bereit und bietet umfangreiche Such-, Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Priorisierung der Bearbeitung.

Jeder Vorgang kann individuell bearbeitet und mit einem Status versehen werden.

Das Dashboard reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Anstatt die Schreiben verschiedener Versicherer einzeln zu öffnen, die relevanten Informationen herauszusuchen und in Listen zu übertragen, werden die Daten zentral zusammengeführt und strukturiert dargestellt.

Dadurch gewinnen Sie Zeit, erhöhenerhalten dieeinen Transparenzzentralen Überblick über Ihrendie gesamtenim BestandDashboard erfassten und zugeordneten Beitragsanpassungen und können sich auf die fachliche Beratung Ihrer Kunden konzentrieren.

Ja. Durch den individuellen Status sehen Sie jederzeit, welche Beitragsanpassungen noch offen sind, gerade bearbeitet werden, auf eine Rückmeldung warten oder bereits abgeschlossen wurden. 

Ja, es können sich zeitgleich mehrere Mitarbeiter über das VEMA-Extranet (Infoseite mit Webcode 18000) oder direkt unter dem Link vema.versicherungsmakler.de einloggen und im VEMA-Dashboard arbeiten. Bei dem erstmaligen Aufruf werden diese registriert, soweitsofern sie im VEMA-Extranet mitüber entsprechendendie Rechtenerforderlichen versehenBerechtigungen sindzum (dürfenZugriff alleauf Kundendatendie sehen).Kunden- und Vertragsdaten verfügen.

Zusätzlich muss in der Rechteverwaltung des VEMA-Extranets die Einstellung „Externer Zugriff auf Kunden- und Vertragsdaten“ aktiviert sein. Ist diese Einstellung deaktiviert, werden trotz Registrierung keine Daten im Dashboard bereitgestellt.

Das VEMA-Dashboard listetzeigt die Beiträgeverfügbaren Beitragsinformationen aus dem BeitragserhöhungsdokumentBeitragsanpassungsdokument und aus VEMAoffice.VEMAoffice an. Eine Berechnung alternativer Tarife oder neuer Versicherungsbeiträge erfolgt im Dashboard selbst nicht.

Für Alternativberechnungen können Sie überdie NAFIim vornehmenDashboard (istverlinkten verlinkt)NAFI-Rechner oder über die Tarifrechner der jeweiligen Versicherer nutzen.

In der Detailansicht habenkönnen Sie dieeinen Möglichkeitbereits vorhandenen Vorgang aus VEMAoffice oder externeeinem Vorgangsverwaltungenexternen /Vorgangsverwaltungs- Ticketsystemebzw. zuTicketsystem verlinkenverknüpfen. (Kopieren Sie dazu die URL kopierendes betreffenden Vorgangs und einfügen).fügen EineSie automatischediese Neuanlagein vondas Vorgängendafür vorgesehene Feld im Dashboard ein.

Durch das Einfügen der URL wird lediglich eine Verknüpfung hergestellt. Ein neuer Vorgang wird dadurch weder in VEMAoffice ist aktuell noch nichtim möglich.externen System automatisch angelegt.

Ein Direktaufruf des zugehörigen Dashboard-Vorgangs aus einem Vertrag ausin VEMAoffice ist aktuell noch nicht möglich. Wir empfehlen stattdessen, das Dashboard direkt zu öffnen und den Aufrufbetreffenden Vorgang über Eingabedie desSuche nach dem amtlichen Kennzeichens.Kennzeichen aufzurufen.

In der umgekehrten Richtung besteht bereits eine Verknüpfung: Aus dem VEMA-Dashboard können die zugehörigen Verträge direkt in VEMAoffice geöffnet werden.

Der Vergleichsbeitrag ist der Beitrag, der sich ohne eine außerordentliche Beitragsanpassung ergeben würde. Berücksichtigt werden hierbei lediglich Faktoren wie die Umstufung der Schadenfreiheitsklasse (SFR) sowie Änderungen der Typ- und Regionalklasse. Es handelt sich somit um einen fiktiven Vergleichswert, der von einzelnen Kfz-Versicherern anstelle des tatsächlichen aktuellen bzw. Vorjahresbeitrags in den Beitragsanpassungsschreiben ausgewiesen wird.

Der aktuelle bzw. Vorjahresbeitrag entspricht dagegen dem Beitrag, der vom Kunden tatsächlich bezahlt wurde. Sofern die GDV-Daten aktuell über die VEMA-Postbox bereitgestellt werden, wird dieser Wert zusätzlich in der Detailansicht angezeigt.

Wir empfehlen allen Anwendern, neben den Dokumenten aller Versicherer auch die Bereitstellung der GDV-Daten über die VEMA-Postbox zu aktivieren. Bei Versicherern, die die GDV-Daten nicht über die Postbox zur Verfügung stellen, sollten die Daten regelmäßig aus den jeweiligen Versichererportalen heruntergeladen und anschließend hochgeladen werden, damit eine möglichst vollständige Datengrundlage zur Verfügung steht.

Weitere Informationen finden Sie im VEMA-Extranet unter dem WebCode 16377 bzw. über folgenden Direktlink:

VEMA-Extranet: WebCode 16377

In den Beitragsanpassungsdokumenten geben manche Versicherer den korrekten Vorjahresbeitrag an, andere den Vergleichsbeitrag an. Wir sind noch in der Prüfung zu ermitteln wer, was liefert um dies deutlicher aufzubereiten. 
Ist das Feld Vergleichsbeitrag„Vergleichsbeitrag“ in der Übersicht und der Detailansicht leer, wurde dieses durch den Versichererliegt im BeitragserhöhungsdokumentDashboard -obwohlkein gesetzlichentsprechender vorgeschrieben-Wert vor. Dies kann beispielsweise daran liegen, dass der Vergleichsbeitrag im Dokument nicht geliefert,ausgewiesen bzw.oder vonbei der KIautomatisierten Verarbeitung nicht erkannt.erkannt Wennwurde. vonPrüfen Sie in diesem Fall das Originaldokument des Versicherers. Ist dort ein Vergleichsbeitrag angegeben, der KIim nichtDashboard erkannt,fehlt oder falsch dargestellt wird, können Sie dies über die Funktion "„Dokument melden"melden“ in der Detailansicht dieses melden.

Neue Dokumente werden regelmäßig automatisiert verarbeitet und stehen in der Regel zeitnahinnerhalb (max.von 36 Stunden)Stunden nach Bereitstellung in der VEMA-Postbox zur Verfügung.

Änderungen an Vertrags- oder Kundendaten in VEMAoffice werden bei den regelmäßigen Aktualisierungsläufen berücksichtigt.

Die KI wurde speziell auf Dokumente zur Beitragsanpassung in der Kraftfahrtversicherung trainiert und erzieltunterstützt einedie sehrautomatisierte hoheErkennung Erkennungsqualität.und Aufbereitung der enthaltenen Daten.

DennochBei der automatisierten Dokumentenerkennung können Fehler oder unvollständige Ergebnisse auftreten, insbesondere bei ungewöhnlichen Dokumentenformaten oder geänderten Layouts einzelner Versicherer vereinzelt Abweichungen auftreten.Versicherer. Die fachliche Prüfung verbleibt daher stets beim Anwender.

Die Erkennungsqualität wird kontinuierlich überwacht und laufend verbessert. Für Hinweise zur Qualitätsverbesserung sind wir dankbar.

TäglichDas wirdDashboard eineprüft Benachrichtigungtäglich, versendet,ob sofernneue Beitragsanpassungsdokumente verarbeitet und bereitgestellt wurden. Sind neue Dokumente verarbeitetvorhanden, underfolgt imeine DashboardE-Mail-Benachrichtigung bereitgestelltentsprechend wurden.den individuellen Benachrichtigungseinstellungen des jeweiligen Benutzers.

Die Benachrichtigung erhalten die im Dashboard registrierten Mitarbeiter an ihre jeweilige persönliche E-Mail-Adresse. Verwendet wird die E-Mail-Adresse, die dem jeweiligen Mitarbeiter im VEMA-Extranet zugeordnet ist. Die Hinterlegung einer allgemeinen E-Mail-Adresse, beispielsweise einer info@-Adresse, ist aktuell nicht vorgesehen.

In den Einstellungen kann für jeden registrierten Benutzer individuell festgelegt werden, welche Benachrichtigungen er erhalten soll:

• Keine E-Mails
• Benachrichtigungen für alle Kunden
• Benachrichtigungen nur für eigene Kunden

Die E-Mail informiert darüber, wie viele neue Dokumente verarbeitet und im Dashboard bereitgestellt wurden.

EsDas werdenVEMA-Dashboard ausschließlichverarbeitet Beitragserhöhungsdokumente undBeitragsanpassungsdokumente, die Daten aus VEMAoffice verwaltet. Eine manuelle Pflege der Daten, bzw. das einstellen von Beitageserhöhungslisten der Versicherer ist nicht vorgesehen, da diese von den Versicherern meistüber die VEMA-Postbox bereitgestellt werden, sowie die zugehörigen Daten aus VEMAoffice.

Ein manueller Upload von Beitragserhöhungslisten der Versicherer oder die manuelle Pflege einzelner Beitragsdaten im Dashboard ist nicht automatischvorgesehen. undSolche häufigListen auchwerden daher nicht inals demzusätzliche technischDatenquelle notwendigen Format geliefert werden.verarbeitet.

Die drei Links führen zu unterschiedlichen NAFI-Rechnern mit jeweils unterschiedlichem Leistungsumfang. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im VEMAextranet unter Webcode 10985.

1. NAFI Maklerversicherer (inkl. Kleinflottenrechner)
Kostenfrei für VEMA-Makler verfügbar. Dieser Spezialrechner enthält ausgewählte Maklerversicherer und den Kleinflottenrechner. Der Funktionsumfang ist gegenüber der Vollversion NAFI Domino Online reduziert.

2. NAFI Poolversicherer
Ebenfalls ein Spezialrechner mit reduziertem Funktionsumfang. AktuellHier können hier rund zehn Versicherer berechnet werden, die häufigausschließlich besondersüber wettbewerbsfähigeden PrämienVEMA-Pool bieten.abgeschlossen Je nach Versichererwerden können jedochund Abweichungenkeine beiklassischen Maklerversicherer sind. Der verfügbare Versichererumfang kann sich ändern. Die jeweils aktuelle Auswahl entnehmen Sie bitte dem NAFI-Rechner beziehungsweise den CourtagevereinbarungenInformationen bestehen.im VEMA-Extranet.

3. NAFI Domino Online
Die Vollversion von NAFI mit dem größten Versichererumfang und zusätzlichen Funktionen. Sie bietet erweiterte Vergleichs-, Analyse- und Bearbeitungsmöglichkeiten gegenüber den Spezialrechnern.
Beachten

Hinweis bitte,zu dassden Zugangsdaten: Für den Aufruf eines NAFI-Rechners über die ZugangskennungenVerknüpfung im VEMAextranetDashboard mitmüssen die jeweils erforderlichen NAFI-Zugangsdaten im VEMA-Extranet hinterlegt sein müssen, damit der Link funktioniert.sein.

Weitere Informationen: VEMAextranet – Produkte & Rechner Kraftfahrt

Beachten Sie bitte, dass aktuell nur die Kundenstammdaten aus dem VEMAoffice zu NAFI -wie bei Direktaufruf aus VEMAoffice- übertragen werden. Vertragsdetails werden nicht übertragen.

Der Dienst ist ausgelegt schnell und übersichtlich über Beitragserhöhungen zu informieren. Eine manuelle Pflege von einzelnen Datenfeldern ist nicht vorgesehen. Nutzen Sie ggfs. in der Detailansicht das Datenfeld "Notiz".
Wenn Sie ein Dokument mit unvollständigen /oder falschenfehlerhaft erkannten Daten gemeldetmelden, haben wirdkann diese Meldung dazuzur hergenommenVerbesserung dieder KIinternen weiterDokumentenerkennung anzutrainierenverwendet diewerden. ErgebnisseEine zuautomatische verbessern.Korrektur des betroffenen Dokuments ist damit nicht verbunden. Im Rahmen diesesder Trainingweiteren kann,Verbesserung musskann abereine Korrektur erfolgen, sie ist jedoch nicht dasgarantiert. unvollständigeAuch /die fehlerhafteKI-gestützte DokumentDokumentenerkennung korrigiertkann werden.Fehler KI arbeitet nicht fehlerfrei.enthalten.

Es werden ausschließlich Dokumente erfasst welche über die VEMA-Postbox direkt von den Versicherern ausgeliefert werden. Manuelle Uploads durch den Anwender können nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie diesen Dienst umfänglich nutzen wollen empfehlen wir sämtliche Dokumente und GDV-Daten über die VEMA-Postbox zu beziehen.

Ja.

Viele VEMA-Partner nutzen die VEMA-Postbox als zentrale Datendrehscheibe und holen die Dokumente anschließend mit ihrem Maklerverwaltungsprogramm ab.

Dadurch profitieren Sie weiterhin von den gewohnten Arbeitsabläufen in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm und können gleichzeitig die Mehrwerte des VEMA-Dashboards nutzen.

Für die Nutzung des Dienstes müssen Sie aktiver VEMA-Partner sein.

Voraussetzung ist außerdem die Nutzung der VEMA-Postbox für die Dokumentenbereitstellung. Verarbeitet werden ausschließlich Dokumente, die von den Versicherern über die VEMA-Postbox bereitgestellt wurden.

Damit ein Dokument im Dashboard angezeigt werden kann, muss es in VEMAoffice einem Vertrag und einem Kunden zugeordnet sein. Dies erfolgt in den meisten Fällen automatisch. Noch nicht zugeordnete Dokumente können in VEMAoffice nachträglich zugeordnet werden und erscheinen anschließend beim nächsten Verarbeitungslauf im Dashboard.

Fehlt ein erwartetes Beitragsanpassungsdokument im Dashboard, prüfen Sie zunächst, ob es vom Versicherer über die VEMA-Postbox bereitgestellt wurde und in VEMAoffice dem richtigen Kunden und Vertrag zugeordnet ist. Wurde die Zuordnung nachträglich vorgenommen, warten Sie den nächsten Verarbeitungslauf ab.

Über dynamische Verknüpfungen können Verträge direkt in VEMAoffice geöffnet werden. Darüber hinaus können die angebundenen NAFI-Dienste aufgerufen werden. KundendatenBei der Übergabe an NAFI werden hierbeiaktuell bereitsausschließlich Kundenstammdaten aus VEMAoffice übernommen. Vertrags- und Fahrzeugdaten werden nicht übertragen.

Für die Nutzung des Dashboards müssen die Beitragsanpassungsdokumente über die VEMA-Postbox bereitgestellt werden. Nutzen Sie die Postbox bisher nicht, richten Sie diesen Bezug zunächst ein. Ein Vorjahresbeitrag wird nur angezeigt, wenn er aus den verfügbaren Daten ermittelt werden kann; andernfalls bleibt das Feld leer.

Der Schutz Ihrer Daten hat höchste Priorität.

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes und innerhalb der vereinbarten datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.

Die versicherungsmarkt.de GmbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen. 
Weitere Informationen können dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) entnommen werdenwerden. – druckenWenn Sie diesenden gerneAVV ausbenötigen oder Fragen zur Unterzeichnung und sendenGegenzeichnung haben, wenden Sie unssich diesenbitte zurper Gegenzeichnung.E-Mail an service@versicherungsmarkt.de.

Nein.Ihre Daten werden nicht zum Training öffentlicher oder allgemein verfügbarer KI-Modelle verwendet.

Die Daten der teilnehmenden VEMA-Partner werden nicht für öffentliche oder allgemein verfügbare KI-Modelle verwendet.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes innerhalb der vertraglich und datenschutzrechtlich vereinbarten Rahmenbedingungen.

Hinweise auf fehlerhaft erkannte Dokumentdaten können zur Verbesserung der Dokumentenerkennung innerhalb des Dienstes genutzt werden. Dies erfolgt ausschließlich im Rahmen der vereinbarten datenschutzrechtlichen und vertraglichen Regelungen.

Das Dashboard dient als Unterstützung bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen und ersetzt keine fachliche Prüfung durch den Versicherungsmakler.

Vor einer Kundenansprache oder Umdeckung sollten die dargestellten Informationen geprüft werden. Maßgeblich bleiben die Originaldokumente des Versicherers sowie die Daten in den führenden Verwaltungssystemen.

Die Frage einer möglichen Haftung bei fehlerhaften Auswertungen oder Zuordnungen richtet sich nach den jeweils geltenden gesetzlichen und vertraglichen Regelungen. Eine pauschale Haftungszuordnung lässt sich aus der Nutzung des Dashboards allein nicht ableiten.

Das VEMA-Dashboard (Kfz-Beitragsanpassungen) wurde von der versicherungsmarkt.de GmbH entwickelt und wird von dieser betrieben. Die Entwicklung und der Betrieb erfolgen in enger Abstimmung mit der VEMA eG.

Die Kosten für die Nutzung übernimmt zunächst die VEMA für die Wechseljahre 2026/2027 sowie 2027/2028.

Mit Nutzung des Dienstes stellt die VEMA die für die Verarbeitung erforderlichen Kunden-, Vertrags- und Dokumentendaten sowie die entsprechenden Beitragsanpassungsdokumente der Kraftfahrtversicherung der versicherungsmarkt.de GmbH zur Verfügung.
Die versicherungsmarkt.de GmbH wird hierbei datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter für die teilnehmenden Versicherungsmakler tätig.

Über dynamische Verknüpfungen können Verträge direkt in VEMAoffice geöffnet werden. Darüber hinaus können die angebundenen NAFI-Dienste aufgerufen werden. Kundendaten werden hierbei bereits übernommen; die Übernahme von Vertrags- und Fahrzeugdaten befindet sich derzeit noch in Vorbereitung.

Aus der Vertragsübersicht in VEMAoffice kann der entsprechende Datensatz im VEMA-Dashboard nicht aufgerufen werden.

Wenn im VEMAextranet in der Rechteverwaltung (VEMAextranet - Grundeinstellungen) beim Menüpunkt "Externer Zugriff auf Kunden- und Vertragsdaten" dieser nicht aktiviert ist, erhalten Sie trotz Registrierung zum VEMA-Dashboard keine Daten ausgeliefert. 

VereinzeltEin habenExport unsder Wünsche erreicht, dass die Dashboard-Daten nach Excel exportiertwird werdenderzeit können.nicht Daangeboten. dieDie DatenstrukturDaten sehrstammen komplex ist wg. deraus unterschiedlichen Quellen haben wir davon Abstand genommen und bietenweisen dieseine nichtkomplexe an.Struktur auf. Daher wurde bislang auf eine Excel-Exportfunktion verzichtet.

Die aktuelle Version konzentriert sich auf die strukturierte Aufbereitung und Bearbeitung von Beitragsanpassungen. Eine automatische Vergleichsberechnung ist derzeit nicht Bestandteil des Dashboards.

Weitere Funktionen zur Unterstützung des Wechselgeschäfts sowie zusätzliche Integrationen werden fortlaufend geprüft und gemeinsam mit der VEMA weiterentwickelt. Ob und wann eine automatische Vergleichsberechnung angeboten wird, ist derzeit nicht festgelegt.

Die Nutzung ist für die Wechseljahre 2026/2027 und 2027/2028 kostenfrei. Ob und zu welchen Bedingungen das Dashboard danach angeboten wird, ist derzeit nicht festgelegt.