Häufig gestelle Fragen rund um das VEMA-Dashboard (FAQ)

Das VEMA-Dashboard unterstützt Sie bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen in der Kraftfahrtversicherung.

Beitragserhöhungsdokumente der Versicherer werden automatisiert durch eine KI ausgelesen, strukturiert aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dadurch erhalten Sie Versicherer übergreifend einen schnellen Überblick darüber, bei welchen Verträgen sich die Beiträge verändern und in welcher Höhe die Anpassungen erfolgen.

In der Detailansicht werden die aus den Versicherer Dokumenten erkannten Daten den in VEMAoffice vorhandenen Vertrags- und Kundendaten gegenübergestellt. Mögliche Abweichungen, beispielsweise bei Anschrift oder Bankverbindung, werden transparent angezeigt.

Jeder Vorgang kann individuell bearbeitet werden. Hierzu können Notizen hinterlegt, Verknüpfungen zu Vorgängen in VEMAoffice oder anderen Vorgangsverwaltungssystemen gesetzt sowie Bearbeitungsstände dokumentiert werden.

Folgende Status stehen zur Verfügung:

• Offen (gelb) – Starteinstellung für neu erkannte Vorgänge
• In Bearbeitung (rot)
• Abwartend (blau)
• Erledigt (grün)

Zusätzlich stellt das Dashboard verschiedene Kennzahlen bereit und bietet umfangreiche Such-, Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Priorisierung der Bearbeitung.

Das Dashboard reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Anstatt die Schreiben verschiedener Versicherer einzeln zu öffnen, die relevanten Informationen herauszusuchen und in Listen zu übertragen, werden die Daten zentral zusammengeführt und strukturiert dargestellt.

Dadurch gewinnen Sie Zeit, erhöhen die Transparenz über Ihren gesamten Bestand und können sich auf die fachliche Beratung Ihrer Kunden konzentrieren.

Das VEMA-Dashboard (Kfz-Beitragsanpassungen) wurde von der versicherungsmarkt.de GmbH entwickelt und wird von dieser betrieben. Die Entwicklung und der Betrieb erfolgen in enger Abstimmung mit der VEMA eG.

Die Kosten für die Nutzung übernimmt zunächst die VEMA für die Wechseljahre 2026/2027 sowie 2027/2028.

Mit Nutzung des Dienstes stellt die VEMA die für die Verarbeitung erforderlichen Kunden-, Vertrags- und Dokumentendaten sowie die entsprechenden Beitragsanpassungsdokumente der Kraftfahrtversicherung der versicherungsmarkt.de GmbH zur Verfügung.
Die versicherungsmarkt.de GmbH wird hierbei datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter für die teilnehmenden Versicherungsmakler tätig.

Über dynamische Verknüpfungen können Verträge direkt in VEMAoffice geöffnet werden. Darüber hinaus können die angebundenen NAFI-Dienste aufgerufen werden. Kundendaten werden hierbei bereits übernommen; die Übernahme von Vertrags- und Fahrzeugdaten befindet sich derzeit noch in Vorbereitung.

Die KI wurde speziell auf Dokumente zur Beitragsanpassung in der Kraftfahrtversicherung trainiert und erzielt eine sehr hohe Erkennungsqualität.

Dennoch können insbesondere bei ungewöhnlichen Dokumentenformaten oder geänderten Layouts einzelner Versicherer vereinzelt Abweichungen auftreten. Die fachliche Prüfung verbleibt daher stets beim Anwender.

Die Erkennungsqualität wird kontinuierlich überwacht und laufend verbessert. Für Hinweise zur Qualitätsverbesserung sind wir dankbar.

Neue Dokumente werden regelmäßig automatisiert verarbeitet und stehen in der Regel zeitnah (max. 36 Stunden) nach Bereitstellung in der VEMA-Postbox zur Verfügung.

Änderungen an Vertrags- oder Kundendaten in VEMAoffice werden bei den regelmäßigen Aktualisierungsläufen berücksichtigt.

Ja.

Jeder Vorgang kann mit einem individuellen Status versehen werden. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Beitragsanpassungen noch offen sind, welche sich aktuell in Bearbeitung befinden, auf Rückmeldungen warten oder bereits abgeschlossen wurden.

Dies erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter während des Wechselgeschäfts.

Der Schutz Ihrer Daten hat höchste Priorität.

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes und innerhalb der vereinbarten datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.

Die versicherungsmarkt.de GmbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen. 
Weitere Informationen können dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) entnommen werden – drucken Sie diesen gerne aus und senden Sie uns diesen zur Gegenzeichnung.

Nein.

Die Daten der teilnehmenden VEMA-Partner werden nicht für öffentliche oder allgemein verfügbare KI-Modelle verwendet.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes innerhalb der vertraglich und datenschutzrechtlich vereinbarten Rahmenbedingungen.

Das Dashboard dient als Unterstützung bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen und ersetzt keine fachliche Prüfung durch den Versicherungsmakler.

Vor einer Kundenansprache oder Umdeckung sollten die dargestellten Informationen geprüft werden. Maßgeblich bleiben die Originaldokumente des Versicherers sowie die Daten in den führenden Verwaltungssystemen.

Für die Nutzung des Dienstes müssen Sie aktiver VEMA-Partner sein.

Voraussetzung ist außerdem die Nutzung der VEMA-Postbox für die Dokumentenbereitstellung. Verarbeitet werden ausschließlich Dokumente, die von den Versicherern über die VEMA-Postbox bereitgestellt wurden.

Damit ein Dokument im Dashboard angezeigt werden kann, muss es in VEMAoffice einem Vertrag und einem Kunden zugeordnet sein. Dies erfolgt in den meisten Fällen automatisch. Noch nicht zugeordnete Dokumente können in VEMAoffice nachträglich zugeordnet werden und erscheinen anschließend beim nächsten Verarbeitungslauf im Dashboard.

Ja.

Viele VEMA-Partner nutzen die VEMA-Postbox als zentrale Datendrehscheibe und holen die Dokumente anschließend mit ihrem Maklerverwaltungsprogramm ab.

Dadurch profitieren Sie weiterhin von den gewohnten Arbeitsabläufen in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm und können gleichzeitig die Mehrwerte des VEMA-Dashboards nutzen.

In der Standardeinstellung wird täglich eine Benachrichtigung an die hinterlegte Firmen-E-Mail-Adresse versendet.

Diese informiert darüber, wie viele neue Dokumente verarbeitet und im Dashboard bereitgestellt wurden.

Zusätzliche Benachrichtigungs- und Einstellungsoptionen stehen im Menüpunkt „Einstellungen“ zur Verfügung.

Die aktuelle Version konzentriert sich auf die strukturierte Aufbereitung und Bearbeitung von Beitragsanpassungen.

Weitere Funktionen zur Unterstützung des Wechselgeschäfts sowie zusätzliche Integrationen werden fortlaufend geprüft und gemeinsam mit der VEMA weiterentwickelt.

Ja, es können sich zeitgleich mehrere Mitarbeiter ins Extranet einloggen und im VEMA-Dashboard arbeiten.

Die Beiträge aus dem Vorjahr kann aus der aktuellen Beitragsrechnung des Versicherer ausgelesen werden, sofern dieser im Dokument angegeben ist. Sollte dies nicht der Fall sein, dann bleibt dieses Feld im VEMA-Dashboard entsprechend leer. 

Es erfolgt ausschließlich das Auslesen von Beitragsrechnung, welche über die Postbox eingespielt werden.

Der Vergleichsbeitrag ist der Beitrag, der sich ohne eine außerordentliche Beitragsanpassung ergeben würde. Berücksichtigt werden hierbei lediglich Faktoren wie die Umstufung der Schadenfreiheitsklasse (SFR) sowie Änderungen der Typ- und Regionalklasse. Es handelt sich somit um einen fiktiven Vergleichswert, der von einzelnen Kfz-Versicherern anstelle des tatsächlichen aktuellen bzw. Vorjahresbeitrags in den Beitragsanpassungsschreiben ausgewiesen wird.

Der aktuelle bzw. Vorjahresbeitrag entspricht dagegen dem Beitrag, der vom Kunden tatsächlich bezahlt wurde. Sofern die GDV-Daten aktuell über die VEMA-Postbox bereitgestellt werden, wird dieser Wert zusätzlich in der Detailansicht angezeigt.

Wir empfehlen allen Anwendern, neben den Dokumenten aller Versicherer auch die Bereitstellung der GDV-Daten über die VEMA-Postbox zu aktivieren. Bei Versicherern, die die GDV-Daten nicht über die Postbox zur Verfügung stellen, sollten die Daten regelmäßig aus den jeweiligen Versichererportalen heruntergeladen und anschließend hochgeladen werden, damit eine möglichst vollständige Datengrundlage zur Verfügung steht.

Weitere Informationen finden Sie im VEMA-Extranet unter dem WebCode 16377 bzw. über folgenden Direktlink:

VEMA-Extranet: WebCode 16377

Die Unterschiede werden auf der Infoseite mit Webcode 10985 im VEMAextranet erläutert.
Erläuterung der 3 NAFI-Button

Zusammengefasst:

1. NAFI Maklerversicherer - inkl. Kleinflottenrechner ist ein Spezialrechner von NAFI und eine reduzierte Variante von NAFI Domino Online
2. NAFI Poolversicherer ist ebenfalls ein Spezialrechner von NAFI und somit vergleichbar mit dem NAFI Maklerversicherer. Zurzeit lassen sich dort zehn Versicherer berechnen. welche unterdurchschnittliche Prämien bieten können, jedoch bezüglich der Courtage eventuell Abstriche machen und ausschließlich für den VEMA-Pool abgewickelt werden können.
3. NAFI Domino Online ist die Vollversion und bietet einige zusätzliche Features im Vergleich zu NAFI Maklerversicherer an.