Häufig gestelle Fragen rund um das VEMA-Dashboard (FAQ)

Das VEMA-Dashboard unterstüunterstützt Sie bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen in der Kraftfahrtversicherung.

BeitragserhöBeitragserhöhungsdokumente der Versicherer werden automatisiert durch eine KI ausgelesen, strukturiert aufbereitet und üübersichtlich dargestellt. Dadurch erhalten Sie Versicherer üübergreifend einen schnellen ÜÜberblick darüdarüber, bei welchen VerträVerträgen sich die BeiträBeiträge veräverändern und in welcher HöHöhe die Anpassungen erfolgen.

In der Detailansicht werden die aus den Versicherer Dokumenten erkannten Daten den in VEMAoffice vorhandenen Vertrags- und Kundendaten gegenügegenübergestellt. MöMögliche Abweichungen, beispielsweise bei Anschrift oder Bankverbindung, werden transparent angezeigt.

Jeder Vorgang kann individuell bearbeitet werden. Hierzu kökönnen Notizen hinterlegt, VerknüVerknüpfungen zu VorgäVorgängen in VEMAoffice oder anderen Vorgangsverwaltungssystemen gesetzt sowie BearbeitungsstäBearbeitungsstände dokumentiert werden.

Folgende Status stehen zur VerfüVerfügung:

• Offen (gelb) –– Starteinstellung füfür neu erkannte VorgäVorgänge
• In Bearbeitung (rot)
• Abwartend (blau)
• Erledigt (grügrün)

ZusäZusätzlich stellt das Dashboard verschiedene Kennzahlen bereit und bietet umfangreiche Such-, Filter- und SortiermöSortiermöglichkeiten zur Priorisierung der Bearbeitung.

Das Dashboard reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Anstatt die Schreiben verschiedener Versicherer einzeln zu ööffnen, die relevanten Informationen herauszusuchen und in Listen zu üübertragen, werden die Daten zentral zusammengefüzusammengeführt und strukturiert dargestellt.

Dadurch gewinnen Sie Zeit, erhöerhöhen die Transparenz üüber Ihren gesamten Bestand und kökönnen sich auf die fachliche Beratung Ihrer Kunden konzentrieren.

Das VEMA-Dashboard (Kfz-Beitragsanpassungen) wurde von der versicherungsmarkt.de GmbH entwickelt und wird von dieser betrieben. Die Entwicklung und der Betrieb erfolgen in enger Abstimmung mit der VEMA eG.

Die Kosten füfür die Nutzung üübernimmt zunäzunächst die VEMA füfür die Wechseljahre 2026/2027 sowie 2027/2028.

Mit Nutzung des Dienstes stellt die VEMA die füfür die Verarbeitung erforderlichen Kunden-, Vertrags- und Dokumentendaten sowie die entsprechenden Beitragsanpassungsdokumente der Kraftfahrtversicherung der versicherungsmarkt.de GmbH zur VerfüVerfügung.
Die versicherungsmarkt.de GmbH wird hierbei datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter füfür die teilnehmenden Versicherungsmakler tätätig.

ÜÜber dynamische VerknüVerknüpfungen kökönnen VerträVerträge direkt in VEMAoffice geögeöffnet werden. DarüDarüber hinaus kökönnen die angebundenen NAFI-Dienste aufgerufen werden. Kundendaten werden hierbei bereits üübernommen; die ÜÜbernahme von Vertrags- und Fahrzeugdaten befindet sich derzeit noch in Vorbereitung.

Die KI wurde speziell auf Dokumente zur Beitragsanpassung in der Kraftfahrtversicherung trainiert und erzielt eine sehr hohe ErkennungsqualitäErkennungsqualität.

Dennoch kökönnen insbesondere bei ungewöungewöhnlichen Dokumentenformaten oder geägeänderten Layouts einzelner Versicherer vereinzelt Abweichungen auftreten. Die fachliche PrüPrüfung verbleibt daher stets beim Anwender.

Die ErkennungsqualitäErkennungsqualität wird kontinuierlich üüberwacht und laufend verbessert. FüFür Hinweise zur QualitäQualitätsverbesserung sind wir dankbar.

Neue Dokumente werden regelmäßregelmäßig automatisiert verarbeitet und stehen in der Regel zeitnah (max. 36 Stunden) nach Bereitstellung in der VEMA-Postbox zur VerfüVerfügung.

ÄÄnderungen an Vertrags- oder Kundendaten in VEMAoffice werden bei den regelmäßregelmäßigen AktualisierungsläAktualisierungsläufen berüberücksichtigt.

Ja.

Jeder Vorgang kann mit einem individuellen Status versehen werden. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Beitragsanpassungen noch offen sind, welche sich aktuell in Bearbeitung befinden, auf RüRückmeldungen warten oder bereits abgeschlossen wurden.

Dies erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter wäwährend des WechselgeschäWechselgeschäfts.

Der Schutz Ihrer Daten hat höhöchste PrioritäPriorität.

Die DatenüDatenübertragung erfolgt verschlüverschlüsselt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes und innerhalb der vereinbarten datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.

Die versicherungsmarkt.de GmbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter gemäßgemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen. 
Weitere Informationen kökönnen dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) entnommen werden –– drucken Sie diesen gerne aus und senden Sie uns diesen zur Gegenzeichnung.

Nein.

Die Daten der teilnehmenden VEMA-Partner werden nicht füfür ööffentliche oder allgemein verfüverfügbare KI-Modelle verwendet.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes innerhalb der vertraglich und datenschutzrechtlich vereinbarten Rahmenbedingungen.

Das Dashboard dient als UnterstüUnterstützung bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen und ersetzt keine fachliche PrüPrüfung durch den Versicherungsmakler.

Vor einer Kundenansprache oder Umdeckung sollten die dargestellten Informationen geprügeprüft werden. MaßMaßgeblich bleiben die Originaldokumente des Versicherers sowie die Daten in den füführenden Verwaltungssystemen.

FüFür die Nutzung des Dienstes mümüssen Sie aktiver VEMA-Partner sein.

Voraussetzung ist außaußerdem die Nutzung der VEMA-Postbox füfür die Dokumentenbereitstellung. Verarbeitet werden ausschließausschließlich Dokumente, die von den Versicherern üüber die VEMA-Postbox bereitgestellt wurden.

Damit ein Dokument im Dashboard angezeigt werden kann, muss es in VEMAoffice einem Vertrag und einem Kunden zugeordnet sein. Dies erfolgt in den meisten FäFällen automatisch. Noch nicht zugeordnete Dokumente kökönnen in VEMAoffice nachtränachträglich zugeordnet werden und erscheinen anschließanschließend beim nänächsten Verarbeitungslauf im Dashboard.

Ja.

Viele VEMA-Partner nutzen die VEMA-Postbox als zentrale Datendrehscheibe und holen die Dokumente anschließanschließend mit ihrem Maklerverwaltungsprogramm ab.

Dadurch profitieren Sie weiterhin von den gewohnten ArbeitsabläArbeitsabläufen in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm und kökönnen gleichzeitig die Mehrwerte des VEMA-Dashboards nutzen.

In der Standardeinstellung wird tätäglich eine Benachrichtigung an die hinterlegte Firmen-E-Mail-Adresse versendet.

Diese informiert darüdarüber, wie viele neue Dokumente verarbeitet und im Dashboard bereitgestellt wurden.

ZusäZusätzliche Benachrichtigungs- und Einstellungsoptionen stehen im MenüMenüpunkt „Einstellungen“„Einstellungen“ zur VerfüVerfügung.

Die aktuelle Version konzentriert sich auf die strukturierte Aufbereitung und Bearbeitung von Beitragsanpassungen.

Weitere Funktionen zur UnterstüUnterstützung des WechselgeschäWechselgeschäfts sowie zusäzusätzliche Integrationen werden fortlaufend geprügeprüft und gemeinsam mit der VEMA weiterentwickelt.

Ja, es kökönnen sich zeitgleich mehrere Mitarbeiter ins Extranet einloggen und im VEMA-Dashboard arbeiten.

Die BeiträBeiträge aus dem Vorjahr kann aus der aktuellen Beitragsrechnung des Versicherer ausgelesen werden, sofern dieser im Dokument angegeben ist. Sollte dies nicht der Fall sein, dann bleibt dieses Feld im VEMA-Dashboard entsprechend leer. 

Es erfolgt ausschließausschließlich das Auslesen von Beitragsrechnung, welche üüber die Postbox eingespielt werden.