VEMA Dashboard Häufig gestelle Fragen rund um das VEMA-Dashboard (FAQ) Dashboard & Funktionen Was macht der Dienst konkret? Das VEMA-Dashboard unterstützt Sie bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen in der Kraftfahrtversicherung. Beitragserhöhungsdokumente der Versicherer werden automatisiert durch eine KI ausgelesen, strukturiert aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dadurch erhalten Sie Versicherer übergreifend einen schnellen Überblick darüber, bei welchen Verträgen sich die Beiträge verändern und in welcher Höhe die Anpassungen erfolgen. In der Detailansicht werden die aus den Versicherer Dokumenten erkannten Daten den in VEMAoffice vorhandenen Vertrags- und Kundendaten gegenübergestellt. Mögliche Abweichungen, beispielsweise bei Anschrift oder Bankverbindung, werden transparent angezeigt. Jeder Vorgang kann individuell bearbeitet werden. Hierzu können Notizen hinterlegt, Verknüpfungen zu Vorgängen in VEMAoffice oder anderen Vorgangsverwaltungssystemen gesetzt sowie Bearbeitungsstände dokumentiert werden. Folgende Status stehen zur Verfügung: Offen (gelb) – Starteinstellung für neu erkannte Vorgänge In Bearbeitung (rot) Abwartend (blau) Erledigt (grün) Zusätzlich stellt das Dashboard verschiedene Kennzahlen bereit und bietet umfangreiche Such-, Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Priorisierung der Bearbeitung. Welche Bearbeitungsstände gibt es? Jeder Vorgang kann individuell bearbeitet und mit einem Status versehen werden. Offen (GELB) Starteinstellung für neu erkannte Vorgänge. In Bearbeitung (ROT) Der Vorgang wird aktuell bearbeitet. Abwartend (HELLGRÜN) Eine Rückmeldung oder Entwicklung wird abgewartet. Erledigt (DUNKELGRÜN) Die Bearbeitung ist abgeschlossen. Gut zu wissen: Die Status erleichtern besonders die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter während des Wechselgeschäfts. Welche Vorteile bietet das Dashboard gegenüber einer manuellen Bearbeitung? Das Dashboard reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Anstatt die Schreiben verschiedener Versicherer einzeln zu öffnen, die relevanten Informationen herauszusuchen und in Listen zu übertragen, werden die Daten zentral zusammengeführt und strukturiert dargestellt. Dadurch gewinnen Sie Zeit, erhöhen die Transparenz über Ihren gesamten Bestand und können sich auf die fachliche Beratung Ihrer Kunden konzentrieren. Kann ich den Bearbeitungsstand meiner Vorgänge verfolgen? Ja. Durch den individuellen Status sehen Sie jederzeit, welche Beitragsanpassungen noch offen sind, gerade bearbeitet werden, auf eine Rückmeldung warten oder bereits abgeschlossen wurden.  Können mehrere Mitarbeiter im Dashboard arbeiten und wie registrieren sich diese? Ja, es können sich zeitgleich mehrere Mitarbeiter über das VEMA-Extranet (Infoseite mit Webcode 18000) oder direkt unter dem Link vema.versicherungsmakler.de einloggen und im VEMA-Dashboard arbeiten. Bei dem erstmaligen Aufruf werden diese registriert, soweit sie im VEMA-Extranet mit entsprechenden Rechten versehen sind (dürfen alle Kundendaten sehen). Was kostet das Dashboard aktuelle nach zwei Jahren? Die Nutzung ist für 2026/2027 und 2027/2028 kostenfrei. Für die Folgejahre kann noch keine Auskunft gegeben werden. Tendenz – auch danach kostenfrei. Dokumente & Aktualität Unterschied zwischen Vergleichsbeitrag und aktuellem bzw. Vorjahresbeitrag Der Vergleichsbeitrag ist der Beitrag, der sich ohne eine außerordentliche Beitragsanpassung ergeben würde. Berücksichtigt werden hierbei lediglich Faktoren wie die Umstufung der Schadenfreiheitsklasse (SFR) sowie Änderungen der Typ- und Regionalklasse. Es handelt sich somit um einen fiktiven Vergleichswert, der von einzelnen Kfz-Versicherern anstelle des tatsächlichen aktuellen bzw. Vorjahresbeitrags in den Beitragsanpassungsschreiben ausgewiesen wird. Der aktuelle bzw. Vorjahresbeitrag entspricht dagegen dem Beitrag, der vom Kunden tatsächlich bezahlt wurde. Sofern die GDV-Daten aktuell über die VEMA-Postbox bereitgestellt werden, wird dieser Wert zusätzlich in der Detailansicht angezeigt. Wir empfehlen allen Anwendern, neben den Dokumenten aller Versicherer auch die Bereitstellung der GDV-Daten über die VEMA-Postbox zu aktivieren. Bei Versicherern, die die GDV-Daten nicht über die Postbox zur Verfügung stellen, sollten die Daten regelmäßig aus den jeweiligen Versichererportalen heruntergeladen und anschließend hochgeladen werden, damit eine möglichst vollständige Datengrundlage zur Verfügung steht. Weitere Informationen finden Sie im VEMA-Extranet unter dem WebCode 16377 bzw. über folgenden Direktlink: VEMA-Extranet: WebCode 16377 In den Beitragsanpassungsdokumenten geben manche Versicherer den korrekten Vorjahresbeitrag an, andere den Vergleichsbeitrag an. Wir sind noch in der Prüfung zu ermitteln wer, was liefert um dies deutlicher aufzubereiten.  Ist das Feld Vergleichsbeitrag in der Übersicht und der Detailansicht leer, wurde dieses durch den Versicherer im Beitragserhöhungsdokument -obwohl gesetzlich vorgeschrieben- nicht geliefert, bzw. von der KI nicht erkannt. Wenn von der KI nicht erkannt, können Sie über die Funktion "Dokument melden" in der Detailansicht dieses melden. Wie aktuell sind die angezeigten Daten? Neue Dokumente werden regelmäßig automatisiert verarbeitet und stehen in der Regel zeitnah (max. 36 Stunden) nach Bereitstellung in der VEMA-Postbox zur Verfügung. Änderungen an Vertrags- oder Kundendaten in VEMAoffice werden bei den regelmäßigen Aktualisierungsläufen berücksichtigt. Wie zuverlässig erkennt die KI die Daten aus den Dokumenten? Die KI wurde speziell auf Dokumente zur Beitragsanpassung in der Kraftfahrtversicherung trainiert und erzielt eine sehr hohe Erkennungsqualität. Dennoch können insbesondere bei ungewöhnlichen Dokumentenformaten oder geänderten Layouts einzelner Versicherer vereinzelt Abweichungen auftreten. Die fachliche Prüfung verbleibt daher stets beim Anwender. Die Erkennungsqualität wird kontinuierlich überwacht und laufend verbessert. Für Hinweise zur Qualitätsverbesserung sind wir dankbar. Wie erfahre ich, wenn neue Beitragsanpassungsdokumente verarbeitet wurden? In der Standardeinstellung wird täglich eine Benachrichtigung an die hinterlegte Firmen-E-Mail-Adresse versendet. Diese informiert darüber, wie viele neue Dokumente verarbeitet und im Dashboard bereitgestellt wurden. Zusätzliche Benachrichtigungs- und Einstellungsoptionen stehen im Menüpunkt „Einstellungen“ zur Verfügung. Verarbeitung von Beitragserhöhungslisten der Versicherer Es werden ausschließlich Beitragserhöhungsdokumente und die Daten aus VEMAoffice verwaltet. Eine manuelle Pflege der Daten, bzw. das einstellen von Beitageserhöhungslisten der Versicherer ist nicht vorgesehen, da diese von den Versicherern meist nicht automatisch und häufig auch nicht in dem technisch notwendigen Format geliefert werden. Unterschiede der drei NAFI-Links Die drei Links führen zu unterschiedlichen NAFI-Rechnern mit jeweils unterschiedlichem Leistungsumfang. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im VEMAextranet unter Webcode 10985. 1. NAFI Maklerversicherer (inkl. Kleinflottenrechner) Kostenfrei für VEMA-Makler verfügbar. Dieser Spezialrechner enthält ausgewählte Maklerversicherer und den Kleinflottenrechner. Der Funktionsumfang ist gegenüber der Vollversion NAFI Domino Online reduziert. 2. NAFI Poolversicherer Ebenfalls ein Spezialrechner mit reduziertem Funktionsumfang. Aktuell können hier rund zehn Versicherer berechnet werden, die häufig besonders wettbewerbsfähige Prämien bieten. Je nach Versicherer können jedoch Abweichungen bei den Courtagevereinbarungen bestehen. 3. NAFI Domino Online Die Vollversion von NAFI mit dem größten Versichererumfang und zusätzlichen Funktionen. Sie bietet erweiterte Vergleichs-, Analyse- und Bearbeitungsmöglichkeiten gegenüber den Spezialrechnern. Beachten Sie bitte, dass die Zugangskennungen im VEMAextranet mit hinterlegt sein müssen, damit der Link funktioniert. Weitere Informationen: VEMAextranet – Produkte & Rechner Kraftfahrt Kann ich Daten selbst ergänzen oder ändern? Der Dienst ist ausgelegt schnell und übersichtlich über Beitragserhöhungen zu informieren. Eine manuelle Pflege von einzelnen Datenfeldern ist nicht vorgesehen. Nutzen Sie ggfs. in der Detailansicht das Datenfeld "Notiz". Wenn Sie ein Dokument mit unvollständigen / falschen Daten gemeldet haben wird diese Meldung dazu hergenommen die KI weiter anzutrainieren die Ergebnisse zu verbessern. Im Rahmen dieses Training kann, muss aber nicht das unvollständige / fehlerhafte Dokument korrigiert werden. KI arbeitet nicht fehlerfrei. Voraussetzungen & Systeme Ich nutze ein anderes Maklerverwaltungsprogramm und rufe darüber die Dokumente ab. Kann ich den Dienst dennoch nutzen? Ja. Viele VEMA-Partner nutzen die VEMA-Postbox als zentrale Datendrehscheibe und holen die Dokumente anschließend mit ihrem Maklerverwaltungsprogramm ab. Dadurch profitieren Sie weiterhin von den gewohnten Arbeitsabläufen in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm und können gleichzeitig die Mehrwerte des VEMA-Dashboards nutzen. Was sind die Voraussetzungen für die Teilnahme? Für die Nutzung des Dienstes müssen Sie aktiver VEMA-Partner sein. Voraussetzung ist außerdem die Nutzung der VEMA-Postbox für die Dokumentenbereitstellung. Verarbeitet werden ausschließlich Dokumente, die von den Versicherern über die VEMA-Postbox bereitgestellt wurden. Damit ein Dokument im Dashboard angezeigt werden kann, muss es in VEMAoffice einem Vertrag und einem Kunden zugeordnet sein. Dies erfolgt in den meisten Fällen automatisch. Noch nicht zugeordnete Dokumente können in VEMAoffice nachträglich zugeordnet werden und erscheinen anschließend beim nächsten Verarbeitungslauf im Dashboard. Welche Verknüpfungen zu VEMAoffice und NAFI gibt es? Über dynamische Verknüpfungen können Verträge direkt in VEMAoffice geöffnet werden. Darüber hinaus können die angebundenen NAFI-Dienste aufgerufen werden. Kundendaten werden hierbei bereits übernommen. In Vorbereitung: Die Übernahme von Vertrags- und Fahrzeugdaten befindet sich derzeit noch in Vorbereitung. Ich habe als VEMA-Makler die Postbox bisher noch nicht genutzt. Wie werden die Werte vom letzten Beitragsjahr ermittelt? Die Beiträge aus dem Vorjahr kann aus der aktuellen Beitragsrechnung des Versicherer ausgelesen werden, sofern dieser im Dokument angegeben ist. Sollte dies nicht der Fall sein, dann bleibt dieses Feld im VEMA-Dashboard entsprechend leer.  Datenschutz & Verantwortung Wie werden meine Daten geschützt? Der Schutz Ihrer Daten hat höchste Priorität. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes und innerhalb der vereinbarten datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen. Die versicherungsmarkt.de GmbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen.  Weitere Informationen können dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) entnommen werden – drucken Sie diesen gerne aus und senden Sie uns diesen zur Gegenzeichnung. Werden meine Daten für das Training der KI verwendet? Nein. Die Daten der teilnehmenden VEMA-Partner werden nicht für öffentliche oder allgemein verfügbare KI-Modelle verwendet. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes innerhalb der vertraglich und datenschutzrechtlich vereinbarten Rahmenbedingungen. Wer haftet für fehlerhafte Auswertungen oder Zuordnungen? Das Dashboard dient als Unterstützung bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen und ersetzt keine fachliche Prüfung durch den Versicherungsmakler. Vor einer Kundenansprache oder Umdeckung sollten die dargestellten Informationen geprüft werden. Maßgeblich bleiben die Originaldokumente des Versicherers sowie die Daten in den führenden Verwaltungssystemen. VEMA & versicherungsmarkt.de Wie sind die Zusammenhänge von VEMA und versicherungsmarkt.de bezüglich dieses Dienstes? Das VEMA-Dashboard (Kfz-Beitragsanpassungen) wurde von der versicherungsmarkt.de GmbH entwickelt und wird von dieser betrieben. Die Entwicklung und der Betrieb erfolgen in enger Abstimmung mit der VEMA eG. Die Kosten für die Nutzung übernimmt zunächst die VEMA für die Wechseljahre 2026/2027 sowie 2027/2028. Mit Nutzung des Dienstes stellt die VEMA die für die Verarbeitung erforderlichen Kunden-, Vertrags- und Dokumentendaten sowie die entsprechenden Beitragsanpassungsdokumente der Kraftfahrtversicherung der versicherungsmarkt.de GmbH zur Verfügung. Die versicherungsmarkt.de GmbH wird hierbei datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter für die teilnehmenden Versicherungsmakler tätig. Über dynamische Verknüpfungen können Verträge direkt in VEMAoffice geöffnet werden. Darüber hinaus können die angebundenen NAFI-Dienste aufgerufen werden. Kundendaten werden hierbei bereits übernommen; die Übernahme von Vertrags- und Fahrzeugdaten befindet sich derzeit noch in Vorbereitung. Technische Hinweise Aufruf VEMA-Dashboard aus VEMAoffice Aus der Vertragsübersicht in VEMAoffice kann der entsprechende Datensatz im VEMA-Dashboard nicht aufgerufen werden. Allgemeine Sperre zur Datenauslieferung im VEMA-Extranet Wenn im VEMAextranet in der Rechteverwaltung ( VEMAextranet - Grundeinstellungen ) beim Menüpunkt "Externer Zugriff auf Kunden- und Vertragsdaten" dieser nicht aktiviert ist, erhalten Sie trotz Registrierung zum VEMA-Dashboard keine Daten ausgeliefert.  Ausblick Ist künftig eine automatische Vergleichsberechnung geplant? Die aktuelle Version konzentriert sich auf die strukturierte Aufbereitung und Bearbeitung von Beitragsanpassungen. Weitere Funktionen zur Unterstützung des Wechselgeschäfts sowie zusätzliche Integrationen werden fortlaufend geprüft und gemeinsam mit der VEMA weiterentwickelt. Wohin kann ich mich bei Fragen wenden? Fragen zu fachlichen Kfz-Angelegenheiten Maklerservice VEMA eG Tel.: 0921 990936-250 E-Mail: kfz@vema-eg.de Fragen zu VEMAoffice oder zur VEMA-Postbox Maklerservice VEMA eG Tel.: 0921 990936-247 E-Mail: vemaoffice@vema-eg.de Fragen zum VEMA-Dashboard versicherungsmarkt.de GmbH Frau Iris Hahn Tel.: 0921 / 99 0921-0 bzw. 0921 / 99 0921-23 E-Mail: service@versicherungsmarkt.de  bzw. iris.hahn@versicherungsmarkt.de Tipp für eine schnellere Zuordnung: Nutzen Sie den Bereich „Dokument melden“ auf der Detailseite.