VEMA Dashboard

Fragen & Antworten, Tipps & Tricks zum VEMA Dashboard

FAQ

Was macht der Dienst konkret?

Das VEMA-Dashboard unterstützt Sie bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen in der Kraftfahrtversicherung.

Beitragserhöhungsdokumente der Versicherer werden automatisiert durch eine KI ausgelesen, strukturiert aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dadurch erhalten Sie Versicherer übergreifend einen schnellen Überblick darüber, bei welchen Verträgen sich die Beiträge verändern und in welcher Höhe die Anpassungen erfolgen.

In der Detailansicht werden die aus den Versicherer Dokumenten erkannten Daten den in VEMAoffice vorhandenen Vertrags- und Kundendaten gegenübergestellt. Mögliche Abweichungen, beispielsweise bei Anschrift oder Bankverbindung, werden transparent angezeigt.

Jeder Vorgang kann individuell bearbeitet werden. Hierzu können Notizen hinterlegt, Verknüpfungen zu Vorgängen in VEMAoffice oder anderen Vorgangsverwaltungssystemen gesetzt sowie Bearbeitungsstände dokumentiert werden.

Folgende Status stehen zur Verfügung:

Zusätzlich stellt das Dashboard verschiedene Kennzahlen bereit und bietet umfangreiche Such-, Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Priorisierung der Bearbeitung.

Welche Vorteile bietet das Dashboard gegenüber einer manuellen Bearbeitung?

Das Dashboard reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Anstatt die Schreiben verschiedener Versicherer einzeln zu öffnen, die relevanten Informationen herauszusuchen und in Listen zu übertragen, werden die Daten zentral zusammengeführt und strukturiert dargestellt.

Dadurch gewinnen Sie Zeit, erhöhen die Transparenz über Ihren gesamten Bestand und können sich auf die fachliche Beratung Ihrer Kunden konzentrieren.

Wie sind die Zusammenhänge von VEMA und versicherungsmarkt.de bezüglich dieses Dienstes?

Das VEMA-Dashboard (Kfz-Beitragsanpassungen) wurde von der versicherungsmarkt.de GmbH entwickelt und wird von dieser betrieben. Die Entwicklung und der Betrieb erfolgen in enger Abstimmung mit der VEMA eG.

Die Kosten für die Nutzung übernimmt zunächst die VEMA für die Wechseljahre 2026/2027 sowie 2027/2028.

Mit Nutzung des Dienstes stellt die VEMA die für die Verarbeitung erforderlichen Kunden-, Vertrags- und Dokumentendaten sowie die entsprechenden Beitragsanpassungsdokumente der Kraftfahrtversicherung der versicherungsmarkt.de GmbH zur Verfügung.
Die versicherungsmarkt.de GmbH wird hierbei datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter für die teilnehmenden Versicherungsmakler tätig.

Über dynamische Verknüpfungen können Verträge direkt in VEMAoffice geöffnet werden. Darüber hinaus können die angebundenen NAFI-Dienste aufgerufen werden. Kundendaten werden hierbei bereits übernommen; die Übernahme von Vertrags- und Fahrzeugdaten befindet sich derzeit noch in Vorbereitung.

Wie zuverlässig erkennt die KI die Daten aus den Dokumenten?

Die KI wurde speziell auf Dokumente zur Beitragsanpassung in der Kraftfahrtversicherung trainiert und erzielt eine sehr hohe Erkennungsqualität.

Dennoch können insbesondere bei ungewöhnlichen Dokumentenformaten oder geänderten Layouts einzelner Versicherer vereinzelt Abweichungen auftreten. Die fachliche Prüfung verbleibt daher stets beim Anwender.

Die Erkennungsqualität wird kontinuierlich überwacht und laufend verbessert. Für Hinweise zur Qualitätsverbesserung sind wir dankbar.

Wie aktuell sind die angezeigten Daten?

Neue Dokumente werden regelmäßig automatisiert verarbeitet und stehen in der Regel zeitnah (max. 36 Stunden) nach Bereitstellung in der VEMA-Postbox zur Verfügung.

Änderungen an Vertrags- oder Kundendaten in VEMAoffice werden bei den regelmäßigen Aktualisierungsläufen berücksichtigt.

Kann ich den Bearbeitungsstand meiner Vorgänge verfolgen?

Ja.

Jeder Vorgang kann mit einem individuellen Status versehen werden. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Beitragsanpassungen noch offen sind, welche sich aktuell in Bearbeitung befinden, auf Rückmeldungen warten oder bereits abgeschlossen wurden.

Dies erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter während des Wechselgeschäfts.

Wie werden meine Daten geschützt?

Der Schutz Ihrer Daten hat höchste Priorität.

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes und innerhalb der vereinbarten datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.

Die versicherungsmarkt.de GmbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen. 
Weitere Informationen können dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) entnommen werden – drucken Sie diesen gerne aus und senden Sie uns diesen zur Gegenzeichnung.

Werden meine Daten für das Training der KI verwendet?

Nein.

Die Daten der teilnehmenden VEMA-Partner werden nicht für öffentliche oder allgemein verfügbare KI-Modelle verwendet.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes innerhalb der vertraglich und datenschutzrechtlich vereinbarten Rahmenbedingungen.

Wer haftet für fehlerhafte Auswertungen oder Zuordnungen?

Das Dashboard dient als Unterstützung bei der Bearbeitung von Beitragsanpassungen und ersetzt keine fachliche Prüfung durch den Versicherungsmakler.

Vor einer Kundenansprache oder Umdeckung sollten die dargestellten Informationen geprüft werden. Maßgeblich bleiben die Originaldokumente des Versicherers sowie die Daten in den führenden Verwaltungssystemen.

Was sind die Voraussetzungen für die Teilnahme?

Für die Nutzung des Dienstes müssen Sie aktiver VEMA-Partner sein.

Voraussetzung ist außerdem die Nutzung der VEMA-Postbox für die Dokumentenbereitstellung. Verarbeitet werden ausschließlich Dokumente, die von den Versicherern über die VEMA-Postbox bereitgestellt wurden.

Damit ein Dokument im Dashboard angezeigt werden kann, muss es in VEMAoffice einem Vertrag und einem Kunden zugeordnet sein. Dies erfolgt in den meisten Fällen automatisch. Noch nicht zugeordnete Dokumente können in VEMAoffice nachträglich zugeordnet werden und erscheinen anschließend beim nächsten Verarbeitungslauf im Dashboard.

Ich nutze ein anderes Maklerverwaltungsprogramm und rufe darüber die Dokumente ab. Kann ich den Dienst dennoch nutzen?

Ja.

Viele VEMA-Partner nutzen die VEMA-Postbox als zentrale Datendrehscheibe und holen die Dokumente anschließend mit ihrem Maklerverwaltungsprogramm ab.

Dadurch profitieren Sie weiterhin von den gewohnten Arbeitsabläufen in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm und können gleichzeitig die Mehrwerte des VEMA-Dashboards nutzen.

Wie erfahre ich, wenn neue Beitragsanpassungsdokumente verarbeitet wurden?

In der Standardeinstellung wird täglich eine Benachrichtigung an die hinterlegte Firmen-E-Mail-Adresse versendet.

Diese informiert darüber, wie viele neue Dokumente verarbeitet und im Dashboard bereitgestellt wurden.

Zusätzliche Benachrichtigungs- und Einstellungsoptionen stehen im Menüpunkt „Einstellungen“ zur Verfügung.

Ist künftig eine automatische Vergleichsberechnung geplant?

Die aktuelle Version konzentriert sich auf die strukturierte Aufbereitung und Bearbeitung von Beitragsanpassungen.

Weitere Funktionen zur Unterstützung des Wechselgeschäfts sowie zusätzliche Integrationen werden fortlaufend geprüft und gemeinsam mit der VEMA weiterentwickelt.

Wohin kann ich mich bei Fragen wenden?

Fragen zu VEMAoffice oder zur VEMA-Postbox

Maklerservice VEMA eG
Tel.: 0921 990936-250
E-Mail: kfz@vema-eg.de

Fragen zum VEMA-Dashboard (Kfz-Beitragsanpassungen)

versicherungsmarkt.de GmbH
E-Mail: service@versicherungsmarkt.de

Bitte nennen Sie bei vertragsbezogenen Rückfragen möglichst das Kennzeichen des Fahrzeugs sowie den Namen des Versicherungsnehmers, damit eine schnelle Zuordnung erfolgen kann.